Partiamo dal presupposto che tu abbia inviato il comunicato stampa al giornalista, bene… il passo successivo per aumentare la probabilità di pubblicazione della notizia è chiamare il giornalista e cercare di convincerlo della bontà del tuo comunicato stampa.
Tutto questo accade nei primi 20/30 secondi di telefonata, in cui devi riuscire a dire al giornalista chi sei, perchè lo chiami, perché deve pubblicare gratis e dove trova tutto il materiale necessario per scrivere.
Il tempo così ristretto dipende dal fatto che il giornalista non ha mai abbastanza tempo per un addetto stampa, quindi prima si riesce a spiegare quello che vogliamo, più probabilità abbiamo di essere ascoltati.
Noi siamo considerati dei rompiscatole, quelli che vogliono propinare notizie di aziende che invece dovrebbero pagare per apparire su una testata. Mettitelo in testa questo siamo noi per loro!
A questo punto durante la telefonata bisogna aver ben presente questo pregiudizio proprio per essere più efficaci nella comunicazione.
Come prepararsi alla telefonata
E’ sempre buona cosa prepararsi uno script in cui si scrivono i punti salienti da dire durante la conversazione, sottolineando le parole importanti che possono avvalorare maggiormente la propria richiesta. Lo script deve rispondere in modo sintetico a due key questions:
- Qual è il focus del tuo comunicato
- Quale utilità ha la pubblicazione della notizia per il lettore di quella testata
Lo script serve per non perdersi in chiacchiere e avere chiare le informazioni da dare al nostro interlocutore.
Prepararsi psicologicamente, perché è facile che dall’altra parte ci sia una persona sbrigativa e un po’ scontrosa che può urtare la tua sensibilità e mandare all’aria il tuo obiettivo. Oppure può essere che il tuo stato d’animo sia alterato perché è l’ennesima volta che chiami il giornalista senza avere delle risposte certe, o per altri motivi. Quindi quello che possiamo fare è:
- Staccarci da uno stato emotivo poco utile o poco adatto alla situazione e all’obiettivo della telefonata
- Associarci a uno stato emotivo che ci permetta di attingere alle risorse di abilità, capacità, comprensione, interazione che già possediamo e che lasciamo in disparte quando i sentimenti che proviamo ci negano l’accesso. In pratica pensare a delle situazioni di lavoro positive vissute che cambiano il nostro modo di approcciarsi al nostro interlocutore.
- Pensare all’obiettivo della telefonata e variare nostri toni di voce, accordandoli alla situazione. Mai essere insistenti oppure invadenti. Se il giornalista dice che sta scrivendo un pezzo e non può parlare, rispondere subito con “certo ti richiamo in un altro momento, anzi qual è il momento in cui non ti disturbo?” In questo modo metti lui nella condizione di farti una precisazione e metti te nella condizione di non aver sprecato la telefonata: anche se non sei riuscito a spiegare il comunicato, sei riuscito a prendere una sorta di appuntamento telefonico.
- Non dobbiamo aver ragione a tutti i costi. Se il giornalista dice che non gli interessa, è sempre preferibile farsi spiegare i motivi, poichè da quelle ragioni possono emergere delle informazioni utili per propinargli il comunicato stampa di un altro cliente, più in linea con il suo piano editoriale. Oppure semplicemente salutarlo e ringraziarlo comunque.
Conclusioni
Queste accortezze servono per essere efficaci nella comunicazione interpersonale con il giornalista, ma servono anche per costruire e/o mantenere la relazione. Quello che ho imparato in questi anni di esperienza è mai aspettarsi nulla dal giornalista e il segreto per creare una buona relazione è:
“in punta di piedi, poche parole ma efficaci e massima disponibilità!”
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Foto di Thomas Wolter da Pixabay