Il preventivo è sempre un documento che andrebbe stilato con grande attenzione e meticolosità. Lo scopo è essere trasparenti su tutte le attività che si vanno a fare per evitare fraintendimenti. Soprattutto se si tratta dell’attività di ufficio stampa che non è un prodotto finito, come può essere un libro che necessita di ben poco nella descrizione oltre al prezzo.
Personalmente utilizzo come unità di misura il comunicato stampa, non è tanto la scrittura dello stesso ma il lavoro che c’è intorno: raccolta informazioni per poterlo stilare, invio e recall. Poi ci sono le attività che abbracciano tutto il servizio come, l’intervista al cliente per carpire i contenuti interessanti da proporre al giornalista, la redazione di un piano editoriale per avere un’idea delle notizie da inviare alla stampa in un arco temporale ben preciso, la stesura della rassegna stampa, l’organizzazione di una conferenza stampa ove previsto. Sono tutte attività basiche a cui se ne possono aggiungere altre, dipende dalle richieste del cliente.
Qual è il valore aggiunto che si può inserire in un preventivo sull’attività di ufficio stampa?
Il risultato di quest’attività è di difficile misurazione, in termini di ritorno economico, per il cliente, si può dire che lavora molto sulla brand awareness, tuttavia spesso succede che qualche potenziale cliente legga un articolo su un suo possibile fornitore e lo scelga sulla base di quello legge.
Un mio cliente ha un servizio molto particolare, con l’attività di ufficio stampa ho fatto in modo che le testate giornalistiche parlassero di lui, il risultato è stato oltre ad una rassegna stampa ben fornita, è stato rintracciato su un articolo on line da un grosso prospect che poi è diventato suo cliente.
Quindi tornando al preventivo come fare per rendere appetibile un servizio che non può avere una misurazione immediata in termini di aumento del fatturato?
- Si potrebbero inserire esempi di clienti simili con le relative rassegne stampa.
- Si potrebbe inserire il valore economico di dieci uscite, per esempio, dove per valore economico s’intende il prezzo che si pagherebbe nell’ipotesi di acquisto di spazi pubblicitari sullo stesso numero di testate, in questo caso 10. In questo modo dal confronto sicuramente l’ufficio stampa ne esce vincitore.
- Evidenziare la mailing list che si intende usare. Nel mio caso ho un abbonamento ad una piattaforma con più di 30 mila giornalisti da cui attingo per creare le mailing list specifiche.
Varie ed eventuali
Altre cose importanti da specificare nel preventivo sono le modalità di pagamento e la gestione delle eventuali spese di rappresentanza e le trasferte.
Il preventivo è un documento che chi lo riceve deve per forza di cose leggere, allora mi chiedo perché non approfittare per inserire in modo sintetico gli altri servizi che fanno parte del nostro lavoro? Sono informazioni che si possono tradurre in un’ulteriore richiesta di preventivo.
Ricordiamoci che l’occhio vuole sempre la sua parte, per cui accompagnare i vari servizi con delle foto rappresentative potrebbe essere una buona cosa.
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Foto di Mariana Anatoneag da Pixabay